Conditions contractuelles B2B

Les présentes conditions s'appliquent aux prestations récurrentes de nettoyage, d'entretien et prestations connexes fournies par KLEENEO à des clients professionnels.

Elles complètent le devis ou l'offre commerciale accepté(e) par le client. En cas de contradiction, les conditions particulières figurant dans l'offre commerciale prévalent.

Le contrat est conclu lorsque le client accepte l'offre commerciale de KLEENEO par signature, validation écrite, email ou tout autre moyen permettant d'établir clairement son accord.

Les présentes conditions doivent être mises à disposition du client avant son acceptation et font partie intégrante du contrat dès lors qu'elles ont été valablement acceptées.

Le périmètre exact est défini dans l'offre commerciale ou le devis accepté. Il peut notamment inclure :

• aspiration et lavage des sols ;
• dépoussiérage des surfaces accessibles ;
• entretien des bureaux et espaces de travail ;
• salles de réunion et réception ;
• vidage des poubelles ;
• sanitaires ;
• cuisine ou espace café ;
• points de contact ;
• vitres, vitrines ou autres prestations lorsqu'elles sont expressément prévues.

Toute prestation non mentionnée dans l'offre est considérée comme hors périmètre et peut faire l'objet d'un devis complémentaire.

La fréquence des interventions est définie dans l'offre commerciale.

Les interventions peuvent avoir lieu avant l'ouverture, après la fermeture, pendant les heures d'activité ou selon un autre créneau convenu.

Les horaires indiqués correspondent à des fenêtres d'intervention et peuvent être ajustés d'un commun accord en fonction des contraintes opérationnelles.

Le client met à disposition les moyens d'accès nécessaires à l'exécution des prestations : clés, badges, codes, accès au parking ou instructions relatives à l'alarme lorsque cela est nécessaire.

Le client informe KLEENEO de toute modification d'accès suffisamment tôt pour éviter une intervention impossible.

Si une intervention ne peut pas être exécutée pour une raison imputable au client, notamment absence d'accès, code incorrect ou fermeture imprévue, KLEENEO peut facturer tout ou partie de l'intervention planifiée selon les coûts effectivement engagés.

Sauf accord contraire, KLEENEO ou ses intervenants fournissent le matériel et les produits nécessaires aux prestations convenues.

Lorsque du matériel est stocké chez le client, celui-ci met à disposition un emplacement raisonnablement sécurisé et accessible.

Les consommables sanitaires tels que papier toilette, savon, essuie-mains ou sacs spécifiques ne sont inclus que si cela est expressément prévu dans l'offre.

KLEENEO peut confier tout ou partie de l'exécution des prestations à des intervenants ou entreprises partenaires qualifiés.

KLEENEO reste l'interlocuteur commercial du client et demeure responsable de la bonne coordination de la prestation dans les limites prévues par le contrat et le droit applicable.

Le prix est fixé sous forme de forfait mensuel ou selon les modalités indiquées dans l'offre commerciale.

Les prix sont établis sur la base des informations connues au moment du devis : surface, configuration, fréquentation, fréquence, prestations attendues, horaires et contraintes d'accès.

Les prestations hors forfait peuvent être facturées séparément après validation du client.

Sauf conditions particulières indiquées dans l'offre, les prestations récurrentes sont facturées mensuellement.

Le délai de paiement standard est de 10 jours à compter de la date de facture, sauf accord écrit différent.

Les coordonnées de paiement figurent sur la facture.

En cas de retard, KLEENEO peut adresser un rappel et, après mise en demeure raisonnable, suspendre les prestations jusqu'à régularisation. Les éventuels frais ou intérêts de retard légalement admissibles restent réservés.

La TVA n'est facturée que si l'entité exploitant KLEENEO y est assujettie et conformément au taux légal applicable.

Le prix peut être réévalué lorsqu'un changement durable affecte significativement la charge de travail, notamment :

• augmentation de la surface ;
• hausse importante du nombre de collaborateurs ou de visiteurs ;
• ajout de sanitaires, salles ou zones supplémentaires ;
• modification de la fréquence ;
• nouvelles contraintes d'accès ou d'hygiène ;
• ajout de prestations régulières.

KLEENEO informe le client et soumet une adaptation du forfait avant son application lorsque la modification n'est pas déjà couverte par le contrat.

Les premières interventions peuvent révéler un écart important entre la charge de travail estimée et la réalité.

Lorsque cet écart résulte d'éléments non identifiables ou non communiqués lors de l'établissement de l'offre, les parties conviennent de réexaminer le périmètre, la fréquence ou le prix de manière raisonnable.

Le client signale les éventuels défauts de prestation dans un délai raisonnable après leur constatation et fournit, lorsque possible, les éléments permettant de les identifier.

KLEENEO analyse la réclamation et organise, lorsqu'elle est justifiée, une correction ou une reprise appropriée.

Une réclamation isolée ne justifie pas automatiquement une réduction du forfait mensuel lorsque KLEENEO a pu corriger le défaut dans un délai raisonnable.

Le client s'engage notamment à :

• communiquer des informations exactes sur les locaux et les besoins ;
• garantir un accès sûr aux zones à nettoyer ;
• signaler les matériaux ou surfaces nécessitant un traitement spécifique ;
• informer KLEENEO des risques particuliers ou règles de sécurité applicables au site ;
• ne pas demander directement aux intervenants des prestations supplémentaires importantes sans validation de KLEENEO.

Les prestations d'entretien portent principalement sur les surfaces accessibles.

KLEENEO n'est pas tenu de déplacer des documents sensibles, objets de valeur, équipements lourds ou effets personnels afin d'accéder aux surfaces.

Le client veille à ranger ou sécuriser les éléments confidentiels ou fragiles lorsque cela est nécessaire.

Tout dommage constaté en lien avec une intervention doit être signalé à KLEENEO dès que possible.

KLEENEO examine les circonstances et les éléments disponibles afin de déterminer les responsabilités.

KLEENEO ne répond pas des dommages préexistants, de l'usure normale, de défauts de matériaux ou de dommages résultant d'instructions erronées, d'informations non communiquées ou de produits imposés par le client, sous réserve des dispositions légales impératives.

La responsabilité pour faute intentionnelle ou faute grave ainsi que les autres responsabilités qui ne peuvent être légalement exclues ou limitées restent réservées.

KLEENEO et ses intervenants s'engagent à traiter avec discrétion les informations observées ou reçues dans le cadre des prestations.

Le client reste responsable de protéger les informations particulièrement sensibles qui ne doivent pas être accessibles aux intervenants, notamment documents confidentiels, mots de passe, dossiers médicaux, données financières ou secrets d'affaires exposés sans nécessité.

Les moyens d'accès confiés à KLEENEO sont utilisés uniquement pour l'exécution des prestations prévues.

Toute perte ou incident est signalé rapidement au client.

Lorsqu'une intervention supplémentaire ponctuelle est planifiée en dehors du forfait habituel, le client doit informer KLEENEO de son annulation ou report le plus tôt possible.

Si des frais ont déjà été engagés en raison d'une annulation tardive, KLEENEO peut les facturer de manière proportionnée.

Sauf indication contraire dans l'offre commerciale, le contrat est conclu pour une durée indéterminée après la période initiale éventuellement prévue dans l'offre.

Lorsque l'offre prévoit une période de démarrage ou d'essai, sa durée et ses modalités figurent dans l'offre commerciale.

À défaut de disposition particulière, aucune période d'essai n'est automatiquement applicable.

Sauf condition particulière convenue dans l'offre, chaque partie peut résilier le contrat avec un préavis d'un mois pour la fin d'un mois.

La résiliation doit être communiquée par écrit, notamment par email.

Chaque partie peut mettre fin au contrat avec effet immédiat lorsqu'un manquement grave rend raisonnablement impossible la poursuite de la relation, notamment en cas de violation grave des obligations contractuelles, défaut de paiement persistant malgré mise en demeure, atteinte grave à la sécurité ou comportement abusif.

Les jours fériés, fermetures annuelles ou périodes d'absence n'entraînent pas automatiquement une réduction du forfait mensuel, sauf disposition prévue dans l'offre ou accord écrit entre les parties.

Lorsqu'une fermeture importante est connue à l'avance, les parties peuvent convenir d'une adaptation temporaire des interventions.

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'une impossibilité d'exécution résultant d'un événement raisonnablement imprévisible et hors de son contrôle, dans la mesure où elle en informe l'autre partie et prend les mesures raisonnables pour en limiter les conséquences.

Les données nécessaires à la gestion de la relation commerciale et à l'exécution des prestations sont traitées conformément au droit suisse applicable en matière de protection des données — voir la politique de confidentialité.

Les données ne doivent être utilisées que pour les finalités nécessaires à l'exécution, à la gestion administrative, à la facturation et au suivi de la relation client, sous réserve des obligations légales.

Toute modification individuelle du contrat doit être convenue entre les parties.

Une modification générale des présentes conditions ne peut pas modifier rétroactivement un contrat accepté sans base contractuelle ou accord approprié.

Les relations contractuelles sont soumises au droit suisse.

Les règles impératives relatives à la compétence des tribunaux demeurent réservées.

Les parties privilégient, lorsque cela est possible, une résolution amiable des différends avant l'ouverture d'une procédure.

Le client confirme avoir reçu et accepté les présentes conditions en même temps que l'offre commerciale à laquelle elles se rapportent, selon l'un des moyens décrits à l'article 2 (signature, validation écrite, email ou tout autre moyen établissant clairement son accord).